برقراری ارتباط بهتر، چگونه به پیشبرد اهداف ما کمک می کنند؟
جلسات کاری بخشی جداناپذیر از زندگی روزمره هستند. جلسات برای توسعه ی ایده ها، تبادل اطلاعات، ارائه اطلاعات و تصمیم گیری استفاده می شود. بخش بزرگی از عوامل موثر بر برگزاری جلسات، بر ارتباط متکی است. یادگیری برقراری ارتباط بهتر در جلسات می تواند نتایج کلی کسب و کار را به شدت بهبود ببخشد. زیرا بهره وری آن ها را بیشتر می کند و احتمال دستیابی به اهداف تجاری را بالاتر می برد.
5 مورد که باید برای برقراری ارتباط بهتر بدانید:
1. برای برقراری ارتباط بهتر در جلسات خود برنامه ریزی کنید
ایجاد یک چارچوب و برنامه ی موثر برای یک جلسه ی کاری به شما کمک می کند تا لحن و روش مناسبی را برای خود ایجاد کنید. شما باید از اینکه جلسات شما هدفمند هستند، اطمینان حاصل کنید. زیرا اگر نفر مقابل شما احساس کند که این جلسه هدفی ندارد، با نگرش منفی به جلسه خواهد آمد.
در شروع جلسه ی کاری اهداف خود را با نفرات مقابل خود به اشتراک بگذارید. هنگامی که شرکت کنندگان در جلسه هدف را درک کنند، احساس می کنند که جزئی از این هدف هستند و ناخودآگاه مجبور به گوش دادن خواهند شد و در جلسه مشارکت می کنند و ارتباط بهتری برقرار می کنند.
2. در جلسه ی خود سوال بپرسید
ارتباط بهتر در جلسات زمانی اتفاق می افتد که که شرکت کنندگان در گفتگو درگیر باشند، نه اینکه صرفا به یک سخنرانی طولانی گوش دهند. با این حال برخی از کسانی که در جلسه شرکت می کنند ممکن است تمایلی در مداخله و یا ارائه نکات داوطلبانه نداشته باشند. به همین دلیل است که سوالات بسیار مهم هستند.
در حالت ایده آل، باید سعی کنید از پرسش ها برای پیشبرد گفتگو و دریافت ایده های خاص از افراد، استفاده ی هوشمندانه ای کنید.
پرسش ها می توانند گروه خاصی را هدف قرار دهند و یا به شرکت کنندگان فرصتی بدهند تا داوطلبانه پاسخ دهند. این می تواند برای درگیر نگه داشتن افراد بسیار مناسب باشد.
3. از زبان بدن خود آگاه باشید
زبان بدن به اندازه ی ارتباط کلامی مهم است. حرکات بدن شما سرنخ هایی از نگرش و وضعیت ذهنی شما ارائه می دهد، پس از پیامی که از زبان بدن خود می فرستید، آگاه باشید.
چیزی که باید بدانید این است که مردم بر اساس زبان بدن خود، قضاوت فوری می کنند. پس بهتر است که قبل از جلسه کاری خود، آگاهانه درباره ی نحوه ی نشستن یا ایستادن خود فکر کنید. از زبان بدن بسته مانند بازوهای ضربدری خودداری کنید و سعی کنید با سایر افراد حاضر در جلسه تماس چشمی برقرار کنید.
در اینجا چند یادآوری وجود دارد که باید قبل از شروع یک جلسه از خود بپرسید….
- آیا روی صندلی خود خمیده اید؟
- آیا از تماس چشمی برای همه ی افراد استفاده می کنید؟
- آیا بازوهای شما در حالت تدافعی ضربدری قرار دارد؟
4. محل مناسب را برای جلسه انتخاب کنید
هنگام برنامه ریزی برای جلسه ی خود مهم است که مطمئن شوید که محل برگزاری جلسه ی شما یک محیط خصوصی، آرام و محرمانه است. برخلاف یک محیط عمومی، اتاق جلسه، فضایی است که به طور خاص برای خصوصی و محرمانه نگه داشتن مطالب، ایجاد شده است.
5. نگرش مثبت داشته باشید
شما می توانید در یک جلسه به مشکلات و کم کاری ها اشاره کنید، اما انجام این کار در نهایت ممکن است موفقیت جلسه را از بین ببرد. به جای پرداختن به جنبه های منفی هر موضوعی که در جلسه مطرح می شود، سعی کنید جنبه ی مثبت و ارزشمند را در هر موقعیتی پیدا کنید. این نه تنها باعث می شود که جلسه از ریل خارج نشود، بلکه باعث تمرکز بر روی توسعه راه حل ها و ایجاد پیشرفت می شود.
برقراری ارتباط بهتر در هنگام برگزاری جلسات، بسیار مهم است. یادگیری برقراری ارتباط بهتر به راحتی می تواند تفاوت بین یک جلسه بد و یک جلسه خوب باشد. و نیز می تواند ارائه دهنده ی هدف اصلی شما باشد.
آنچه که می گویید باید هدفی داشته باشد و ماندنِ افراد در موضوع اصلی، بسیار حیاتی می باشد. ارتباط، یک طرفه نیست و تنها به چیزهایی که شما می گویید مربوط نمی شود. پس شرکت کنندگان خود را وارد بحث کنید و همچنین به زبان بدن خود توجه نمایید. ضمناً مکان مناسبی برای جلسه انتخاب کنید که در آن، عواملِ حواس پرتی و سر و صدا وجود نداشته باشد.
ضبط جلسات و گوش دادن به آن ها راهی عالی برای درک نقاط قوت و ضعف شما است. با بهبود ارتباطات خود، کیفیت کلی جلسات کاری شما نیز بهبود پیدا می کند.
چگونه نگرش مثبت را جایگزینِ نگرش منفی کنیم؟
چگونه یادگیری را به حداکثر برسانیم؟
